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| por Miriam Jasso |
¿Porque cuando se convoca a una junta de trabajo, muchas veces no se logra el objetivo? ¿Has analizado que es lo que en realidad sucede?...
Una junta de trabajo se da con la intención de lograr acuerdos, generar estrategias, para determinados aspectos, es una reunión de varias personas para tratar un asunto.
Al planear una junta laboral debemos considerar el tiempo de los demás, por lo que se debe ser preciso y conciso. Tener muy claros los aspectos que se abordaran, y no aprovechar para anunciar otros. Además de que se de en un horario flexible para todos, donde se sabe, hay una menor carga de trabajo.
La selección de las personas en la junta es importante, por ello se debe considerar quienes deberán acudir, no hay nada mas incómodo que estar en un lugar donde no se tiene voz ni voto.
La elección del lugar toma un papel relevante para que se logren acuerdos adecuados, imagina una junta donde hace mucho frío o demasiado calor, donde estén todos molestos, obviamente lejos de querer resolver y acordar, los integrantes estarán pensando en la hora que termina para salir corriendo de ahí. Un lugar templado con el suficiente espacio será lo mejor.
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En la medida de lo posible conviene dejar claro donde se ubicara cada integrante, con la idea de que no existan confusiones al tomar el asiento, por ello de acuerdo a la formalidad de la junta es adecuado utilizar señaladores con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese sitio.
Ubicar sobre las mesas o escritorios, folders o bien una carpeta con los documentos importantes que todos deben tener e incluir hojas para tomar notas, además de bolígrafos.
Si la junta lo requiere y es necesario, utiliza un micrófono para que la información sea clara y precisa.
Es común ofrecer un vaso o botella con agua, caramelos que no tengan envoltura para que al abrirlos no existan distracciones. Si desean incluir un centro de mesa, deberá ser discreto y bajo, que no interrumpa la visibilidad, entre menos distracciones existan es mejor.
Si la junta lo amerita y han manifestado que durara largas horas, entonces se ofrecerán bocadillos fáciles de consumir, o un buffet, todo ello en una sala anexa ya que si los participantes tienen hambre el pensamiento estará distraído.
Lo adecuado es que los participantes de la junta lleguen con diez o quince minutos de anticipación para que se de inicio a la hora pactada. Una vez ubicados todos en su lugar se da la bienvenida o salutación por parte del anfitrión. Se expondrá el tema principal, seguido de las aportaciones de los participantes, y de los puntos clave que se deberán discutir, sobre todo con la idea de obtener conclusiones.
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¿Como comportarse durante el evento? Siempre con un total respeto, no tomar las cosas personales, respetar la palabra del otro para no encimarse. Evitar cuchichearse, si va a decir algo, que sea para todos, manifestar las opiniones inteligentemente, con la idea de no molestar o incomodar a nadie, permitir la participación de todos los integrantes, si se le cito a la junta es porque su punto de vista y contribución es importante.
Te invito a que en todo momento consideres ...
¿Que imagen quieres proyectar?.
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